Wil je snel en makkelijk een online offerte maken? Met offerte software maak je offertes in jouw eigen huisstijl. Zo straal je veel professionaliteit uit en wordt je offerte sneller geaccepteerd door je klanten.

WAAROM EEN OFFERTE MAKEN?

Een offerte is een aanbod om een overeenkomst aan te gaan met een klant die interesse toont in jouw product of dienst. Het is natuurlijk cruciaal dat je snel op deze vraag reageert met een professionele offerte. Dit is belangrijk omdat dit het moment is dat klanten beslissen of ze met jou willen werken en of dat ze met de concurrent in zee gaan. Offertes maken kost behoorlijk wat tijd en ondernemers willen hier dan ook graag wat tijd op besparen. Hier helpt een offerte programma goed bij. 

Een snel gestuurde, professionele offerte levert de volgende voordelen op:

• minder foutgevoelig omdat het een hoop handmatige handelingen weghaalt
• een uniforme opmaak waardoor je professioneler overkomt
• sneller werkproces, snelle acceptatie van potentiële klanten 
• meer tevreden klanten
• meer projecten en omzetmogelijkheden
• betere cashflow en cash conversion cycle omdat de keten van het opmaken van de offerte tot aan de betaling van de factuur sneller gaat
• altijd en overal een offerte kunnen uitbrengen vanaf je mobiel of laptop door de mobiele app

EEN OFFERTE MAKEN, WAAR MOET JE OP LETTEN?

Je kunt een offerte zelf maken via templates die je van het internet kunt downloaden of via een Excel. Een paar tips om dan rekening mee te houden zijn:

• Zorg dat je offerte kort en bondig is, dit is overzichtelijk en de klant weet snel waar hij aan toe is. 
• Bouw de offerte duidelijk en gestructureerd op, introduceer jezelf en het bedrijf en de meeste passende dienst en/ of producten met de prijs en sluit af met een verzoek tot persoonlijk contact. 

Alhoewel een offerte geen officieel en wettelijk document is horen er wel een aantal onderdelen op te staan voordat je deze naar je klanten kunt versturen. De volgende gegevens moeten op een offerte staan:

• De dienst en/ of het product met een beschrijving erbij
• De duur van je verwachte werkzaamheden
• Het uurtarief dat je hanteert
• De algemene voorwaarden en andere voorwaarden
• De betalingsperiode
• Jouw bedrijfsgegevens (adres, KvK- en BTW nummer en bankrekeningnummer)
• De klantgegevens
• Offertenummer

Het offertenummer is geen verplichting maar het is wel handig voor jouw eigen administratie. Zo kun je nauwkeurig bijhouden welke offerte je naar welke klant verstuurd hebt. Het belangrijkste is natuurlijk dat de offerte inhoudelijk aansluit bij de wensen en verwachtingen van je klant.  

Als je het jezelf wat makkelijker wilt maken, tijd wilt besparen en professioneler wilt overkomen dan kies je voor een offerteprogramma met een mobiele app, liefst een die ook gekoppeld is aan een facturatieprogramma. Dit werkt altijd sneller en je bent verzekerd van uniformiteit in opmaak en zakelijke uitstraling van je documenten. Vergeet niet dat het je eerste kennismaking is met je klant, een offerte is je visitekaartje. Met een offerteprogramma voorzien van een mobiele app kun je altijd en overal een offerte maken. Je hebt immers jouw offerte software en factuurprogramma in je broekzak. Dit levert een hoop flexibiliteit en tijdwinst op. 

OFFERTE OMZETTEN IN EEN FACTUUR

Op het moment dat de klant akkoord gaat met de offerte dan heb je een factuur nodig. In veel offerte programma's en factuurprogramma's kun je eenvoudig een offerte omzetten in een factuur. Dit kan vaak zonder opnieuw alle gegevens in te hoeven voeren. Hiermee verklein je de kans op fouten in geoffreerde bedragen en gegevens. Ook is de opmaak van de factuur hetzelfde als die van je offerte. Je bespaart jezelf dus tijd terwijl je professioneel overkomt. 

HOE KIES JE HET JUISTE SOFTWARE PROGRAMMA?

Als je je gaat oriënteren op offerte software en welk programma voor jouw onderneming het meest geschikt is  dan kunnen de volgende vragen je op weg helpen in het maken van een goede keuze:

• Wil je altijd en overal een offerte kunnen versturen of alleen via een desktop
• Wil je altijd en overal op de hoogte kunnen zijn of alleen wanneer je inlogt op een desktop
• Wil je dat een offerte online geaccepteerd kan worden door een klant?
• Wil je de mogelijkheid hebben om een offerte snel in een factuur om te kunnen zetten?
• In welke branche ben je werkzaam? Er zijn verschillende aanbieders van offerte software toegespitst op diverse branches

Een online offerte maken in een offerteprogramma zorgt voor orde in de administratie, geeft overzicht en scheelt daardoor tijd en geld. Jouw klant kan een online offerte dus sneller accepteren en de offerte kan vervolgens sneller en foutloos omgezet worden in een factuur. De factuur kan sneller weer naar jouw klant verstuurt worden en die kan weer sneller betalen. Goed voor de cashflow en cash conversion cycle.