Jouw allereerste factuur versturen, het is en blijft voor iedere ondernemer een geweldig maar ook spannend moment.  De welverdiende beloning voor jouw harde werk, passie maar ook de moed die je nodig hebt gehad om jouw bedrijf op te starten en jouw continue inzet om alles van de grond te krijgen. Die eerste factuur voelt heel spannend, maar gelukkig zijn er vervelendere dingen in het leven!

In dit artikel vertellen we je alles over het versturen van je eerste factuur. Waar je rekening mee moet houden, omdat het handig is of omdat je het verplicht bent. Achteraf dingen corrigeren is heel tijdrovend dus meteen de boel goed opzetten helpt jou, nu en later, het overzicht in je financiën te krijgen en te behouden.

HANDMATIG FACTUREN MAKEN AUTOMATISEREN

Er zijn geen restricties voor wat betreft de format waarin je de factuur maakt. Dit mag in een Excel of Word document. Of het handig is... wij denken van niet. Het is gratis maar wel foutgevoelig. Je moet zelf een document creëren waarin alle verplichte onderdelen verwerkt zijn en de lay-out opzetten kan uren duren. Een betere optie is om een gratis factuurprogramma aan te schaffen. De lay-out kun je enigszins aanpassen naar je smaak, je kunt je logo erin uploaden, alle verplichte onderdelen staan erin, het programma maakt zelf logische factuurnummers aan, je kunt betalingsherinneringen instellen en een koppeling maken met je bank. Het programma verstuurt dan automatisch herinneringen naar de klant als deze niet op tijd betaald heeft. Op deze manier heb je er minder omkijken naar, maar wordt alles toch netjes en overzichtelijk bijgehouden. 

Verwacht je op korte termijn grotere aantallen facturen per maand te versturen zoek dan nu alvast een uitgebreider pakket. Een waarbij het aantal facturen onbeperkt is, waarbij je elektronisch de BTW aangifte kan doen en een die voorzien is van een mobiele app. Als je verwacht snel te groeien zoek dan ook alvast een goede boekhouder (link)

Hieronder hebben we een selectie gemaakt van goede en complete facturatie- en boekhoudprogramma's:

WAT MOET ER VERPLICHT OP JE FACTUUR STAAN

Als je gebruik maakt van een facturatie- of boekhoudprogramma dan zijn al deze onderdelen al verwerkt in de standaard factuur. Toch is het handig als je weet waar je aan moet voldoen. Lees hier de wettelijke eisen voor een factuur.

BTW DOORBELASTEN

Weet welk BTW tarief je moet hanteren. Dit kan 0, 9 of 21% zijn. Of misschien ben je wel vrijgesteld van BTW. Ook als je verwacht aan mensen in het buitenland te leveren, bijvoorbeeld met een webshop, moet je weten wat dit betekent voor de BTW op je facturen. Lees hier meer over het doorbelasten van BTW en BTW vrijstelling.

DIGITAAL VERSTUREN

Facturen worden tegenwoordig bijna altijd digitaal verstuurd. Duurzaam en veel sneller. Alle facturatie- en boekhoudprogramma's werken tegenwoordig ook zo. Je vult de contactgegeven waaronder het e-mailadres van de klant in en als de factuur gereed is dan kun je deze simpelweg digitaal versturen.

WEET WAT JE KLANT NODIG HEEFT

Zorg dat je, voordat je je factuur gaat opstellen, weet wat je allemaal nodig hebt. Denk aan contactgegevens, contactpersoon en wat er inhoudelijk op de factuur moet komen. Hoe duidelijker de omschrijving hoe sneller de factuur wordt goedgekeurd door de budgethouder. Wees ervan bewust dat grote organisaties zoals de overheid werken met zogenoemde verplichtingen. Een verplichting genereert een specifiek nummer en deze moet je vermelden op de factuur anders gaat deze zwerven binnen de organisatie met als gevolg dat de factuur niet op tijd betaald wordt. Het toevoegen van een betaallink of een QR code maakt het makkelijker voor jouw klanten om sneller te betalen.  

BEPAAL JE BETAALTERMIJN

Bedenk van tevoren wat voor jou een haalbare betaaltermijn is. Een lange betaaltermijn is voor de klant heel fijn, maar voor jou nadelig. De meest gangbare termijn is tussen de 14 en 21 dagen. De meeste klanten houden zich hier ook aan.

MAAK AFSPRAKEN OVER WANNEER JIJ JE FACTUUR MAG VERSTUREN

Veel bedrijven zijn in de veronderstelling dat zij de factuur pas kunnen sturen na afloop van de werkzaamheden. Toch is dat niet in alle gevallen zo. Het risico van gemaakte uren ligt dan volledig bij jou. Maak hierover afspraken en kijk of je deels of geheel vooruit kunt factureren. 

WEET WAT DE BETAALVOORWAARDEN ZIJN

Veel bedrijven hebben interne richtlijnen opgesteld wanneer zij hun facturen betalen. Dit kan oplopen tot wel 60 dagen. Als de betalingstermijn te lang is voor jou dan kun je het gesprek aangaan. Valt er niet te onderhandelen? Dan kan factoring een interessante oplossing zijn.

SOMS IS EEN INCASSOTRAJECT NOODZAKELIJK

Het versturen van facturen is leuk, want er komt binnenkort weer geld binnen. Maar wat als dat niet gebeurt? Helaas is het realiteit, klanten die niet direct betalen. Vaak is er niet zoveel aan de hand, maar overschrijden zij de betalingstermijn die je hebt aangegeven. Na een herinnering wordt er doorgaans alsnog betaald. Wordt er na het versturen van een herinnering nog steeds niet betaald? Bel je klant dan op. Misschien is er iets fout gegaan en is jouw factuur gaan zwerven binnen de organisatie. Je kan dan het beste met jouw eigen contactpersoon bellen. Deze hecht waarde aan een goede samenwerking en snapt dat jij betaald wilt krijgen voor de diensten of goederen die jij geleverd hebt. Deze persoon kent de weg in de organisatie en zal zijn best doen om er voor te zorgen dat de factuur alsnog snel betaald wordt. Wordt er na deze opties nog steeds niet betaald dan zal je een incassotraject moeten opstarten. Via een facturatie- of boekhoudprogramma kun je dit incassotraject automatisch laten opstarten. Je stelt hiervoor zelf de termijn in. Wees niet bang om op een gegeven moment streng te zijn voor je klanten. Je staat bij wanbetaling volledig in je recht om een incassotraject op te starten. En een klant waar je wel goederen en/ of diensten aan levert maar die vervolgens niet betaald ben je toch liever kwijt dan rijk.  

MEER INZICHT IN JE KLANTENBESTAND

Bij het versturen van je eerste factuur heb je nog geen idee hoe je ervoor staat, na factuur nummer 100 krijg je er al meer gevoel bij. Maak gebruik van de gegevens die je hebt. Elke factuur kan je inhoudelijk iets vertellen over welke goederen het beste verkopen, welke klanten het meeste bijdragen aan jouw omzet, hoe vaak zij bestellen, wat hun betaalpatroon is, etc. Als je goed wilt inspelen op de behoefte van jouw klant dan helpt het om klantprofielen op te stellen. Dat kun je doen met Customer Data Platform (CDP) software. Met een CDP verzamel je informatie die je kan inzetten om jouw marketing- bedrijfsstrategieën te verbeteren. Hiermee behaal je een hogere omzet, hogere conversieratio's en een hogere klanttevredenheid. Klik hier voor meer informatie over Customer Data Platform software.