Facturatieprogramma's voor ondernemers

Eenvoudig of ingewikkeld? Met een facturatieprogramma is een factuur versturen een eitje! Er zijn facturatieprogramma's die je snel kunt instellen, overzichtelijk zijn, over koppelingen met apps beschikken, aan de eisen van de Belastingdienst voldoen en automatisch instelbare functionaliteiten hebben.

WAAROM EEN FACTURATIEPROGRAMMA?

Het is slim om te investeren in datgene waar je vervolgens weer inkomsten mee kunt genereren en dat is precies waar een facturatieprogramma mee helpt. Met een facturatieprogramma kun je naast het versturen van facturen vaak nog veel meer. Veel facturatieprogramma's zijn namelijk ook boekhoudprogramma's. De facturatiemodule is vaak een onderdeel van het gehele programma. Bij het ene pakket heb je toegang tot alle functionaliteiten, bij het andere pakket wordt er met upgrades gewerkt.

Bij boekhoudprogramma's heb je veel extra functionaliteiten. Denk aan het direct verwerken van je facturen in je boekhouding, het opstellen en versturen van facturen op basis van een offerte, het opzetten van een incassotraject, integratie met banken en iDEAL. Deze functies zitten echt niet alleen bij de dure uitgebreide programma's, ook bij de meest eenvoudige programma's kom je deze functionaliteiten tegen. En deze functionaliteiten zorgen ervoor dat jij je omzet sneller op de bankrekening hebt staan. 

Een goed programma om facturen mee te versturen is absoluut niet alleen iets voor grote bedrijven of het MKB. Juist voor kleine ondernemers als ZZP'ers is een goed facturatieprogramma al snel aantrekkelijk. 

DE VOORDELEN VAN EEN FACTURATIEPROGRAMMA ZIJN: 

- professionaliteit

  facturen zien er mooi en overzichtelijk uit en voldoen aan de wettelijke eisen de belastingdienst. Er

  wordt automatisch een opvolgend factuurnummer toegekend, de btw wordt voor je berekend, de factuurdatum wordt

  gekoppeld, je kunt automatische condities instellen zoals betalingsherinneringen en je kunt een of meerdere templates

  instellen met jouw eigen huisstijl en logo;

- overzichtelijk

  alle facturen zijn centraal op één plek opgeslagen. Wanneer je een koppeling maakt met jouw bank dan

  kan het systeem voor jou nagaan of de factuur reeds betaald is. In dat geval hoeft een automatisch ingestelde

  betalingsherinnering niet of juist wel verstuurd te worden. Het neemt je dus werk uit handen;

- snelheid

  je kan sneller een factuur versturen met een facturatieprogramma. Wanneer je alles steeds opnieuw moet bedenken en met

  de hand moet doen dan kost het flink wat tijd om een factuur de deur uit te krijgen. Dit is verleden tijd met een een f

  facturatieprogramma. Het scheelt je dus stress en tijd en die kun je mooi aan je eigenlijke business besteden;

- snellere betalingen

  wanneer je software gebruikt voor het versturen van facturen betalen klanten vaak sneller. Dat is helemaal het geval     

  wanneer het mogelijk is om te betalen met iDEAL;

- geen verzendkosten

  alle facturen worden via de e-mail verstuurd. Dat betekent geen portokosten. Uiteraard kost een facturatieprogramma   

  ook geld, maar een gedeelte hiervan bespaar je dus weer op je portokosten;

- automatische betalingsherinneringen

  bij de meeste facturatieprogramma's is het mogelijk om een volledig incassotraject in te stellen. Jij bepaalt, eenmalig, na   

  hoeveel dagen er een betalingsherinnering verstuurd wordt en wanneer het incassotraject wordt opgestart. Je maakt een

  koppeling aan met jouw bank en daarna gaat alles vanzelf. Het resultaat is minder lang openstaande facturen door sneller

  betalende klanten;

- beter inzicht in je financiën

  je inkomsten en uitgaven zijn heel makkelijk en altijd te bekijken. Bovendien zijn ze altijd actueel. Het financiële

  totaalplaatje is dus altijd duidelijk;

- aftrekbare zakelijke kosten

  de maandelijkse of jaarlijkse kosten die je maakt voor een facturatieprogramma vallen onder zakelijke kosten en zijn

  daardoor aftrekbaar van de inkomstenbelasting.

DE NADELEN VAN EEN FACTURATIEPROGRAMMA ZIJN:

Natuurlijk zijn er nadelen aan een facturatieprogramma. Ze wegen echter niet op tegen de voordelen. De belangrijkste nadelen hebben we hieronder op een rijtje gezet:

- het kost geld

  een online programma om facturen mee te versturen is meestal niet gratis. Gelukkig hebben we het niet over forse

  bedragen, voor nog geen € 10,- per maand heb je al een goed facturatieprogramma tot je beschikking;

- instellen kost tijd

  het instellen van een facturatieprogramma kost eenmalig tijd. Hou rekening met ongeveer 1 tot 2 uurtjes;

- functionaliteit

  een facturatieprogramma kan beperkt zijn qua functionaliteiten. Dit komt vaak tot uiting als je werkzaam bent in een

  specifieke branche waar geen rekening mee is gehouden door de programmeurs;

- veiligheid en betrouwbaarheid

  Veel facturatieprogramma's zijn cloud based. Hiermee zijn ze overal en altijd bereikbaar, dit is een groot voordeel. Het n

  nadeel is wel dat de veiligheid meer bij de gebruiker komt te liggen;

- betrouwbaarheid

  mochten er tijdelijke problemen zijn met het programma, dan kun je, zij het tijdelijk, geen facturen versturen.

HOE KIES JE EEN GESCHIKT FACTURATIEPROGRAMMA?

Zie jij met al die extra functionaliteiten ook de bomen door het bos niet meer? Heel logisch. Het is daarom handig om van te voren na te denken over wat je echt denkt nodig te hebben. We hebben hieronder een aantal vragen op een rijtje gezet die jou helpen bij het maken van een goede keuze.

- wil je alleen facturen kunnen maken of wil je ook betalingsherinneringen versturen?

- wil je alleen aan Nederlandse klanten facturen versturen of ook aan klanten in het buitenland?

- wil je je facturen direct in je boekhouding kunnen verwerken?

- wil je facturen met een betaallink zoals iDEAL kunnen versturen?

- wil je altijd vanaf welke plek dan ook online kunnen werken of alleen op een vaste werkplek?

- wil je een facturatie- en boekhoudprogramma in een?

Op basis van de antwoorden op bovenstaande vragen kun je een goede selectie maken in de verschillende programma's. Bijna alle programma's bieden een gratis proefperiode aan. Maak hier gebruik van! Je zult zien dat je al snel kunt bepalen welk programma aan jouw eisen voldoet.

WAT KOST EEN FACTURATIEPROGRAMMA?

Er zijn gratis facturatieprogramma's op de markt die beschikken over een aantal basic functionaliteiten waar je met weinig budget goed mee uit de voeten kan. De betaalde versies kunnen behoorlijk verschillen in prijs maar dat komt vaak doordat er ook andere modules in het programma zitten waar je gebruik van kunt maken. Denk bijvoorbeeld aan een module salarisadministratie. Het is dus goed om te kijken wat jouw onderneming nodig heeft. Heb je geen personeel en verwacht je dat je met jouw bedrijfsactiviteiten ook niet te krijgen dan is zo'n module overbodig.

FACTURATIEPROGRAMMA'S VOOR WEBSHOPS

Als webshop heb je de verplichting om bij elke verkoop een factuur mee te sturen. De meeste webshops worden gebouwd met opensourcesoftware zoals WordPress. Je kunt dan kiezen voor een plugin die facturen aanmaakt en direct via de mail naar de klant verstuurd. Je moet er dan wel goed op letten dat deze plugin voldoet aan de Nederlandse wetgeving. Hier ligt vaak het probleem, opensourcesoftware wordt ondersteund door een grote groep ontwikkelaars die niet allemaal uit Nederland komen en bij de creatie van een plugin dus ook geen rekening houden met onze wetgeving. Dat is de reden waarom een facturatieprogramma voor een webshop erg handig kan zijn. Het belangrijkste bij een goed programma voor een webshop is de mogelijkheid tot het automatisch koppelen van de webshop aan het facturatieprogramma, zodat bij elke aankoop de facturen automatisch worden aangemaakt en verzonden. Ook belangrijk is dat iedere verkoop direct verwerkt wordt in de boekhouding. 

FACTURATIEPROGRAMMA'S VOOR FREELANCERS

Voor freelancers is het vooral van belang dat het facturatieprogramma overzichtelijk en makkelijk in gebruik is. Als freelancer kun je te maken hebben met verschillende opdrachtgevers waarbij je een urenverantwoording hebt. Het is dan fijn als je in één oogopslag overzicht hebt. Ook belangrijk is het kunnen versturen van betalingsherinneringen en als je een incassotraject kunt instellen dan heb je hier helemaal geen omkijken meer naar. Het is natuurlijk helemaal mooi als je de facturatie en boekhouding in één programma hebt. 

FACTURATIEPROGRAMMA'S VOOR MKB'ers

Ook voor het MKB is het belangrijk dat het facturatieprogramma overzichtelijk en makkelijk in gebruik is. Extra aandachtspunt voor het MKB is dat er meerdere mensen tegelijkertijd aan het werk zijn in het programma. Meerdere accounts om één profiel te kunnen beheren moet dus tot de functionaliteiten behoren. Als Mkb'er zal je hoogstwaarschijnlijk veel facturen versturen. Als het standaardiseren van facturen mogelijk is dan je kun snel veel facturen maken en versturen. Net als bij een freelancer is het voor het MKB ook belangrijk om betalingsherinneringen te kunnen versturen en om een incassotraject in te kunnen stellen.