Als ZZP-er besteed je je tijd graag aan je core-business. Logisch, dit is wat je leuk vindt en waar je je boterham mee verdient. Toch is het voeren een correcte administratie een must. Leuk? Niet voor iedereen, maar je kunt het jezelf wel makkelijker maken en daar hoef je echt geen boekhouder voor te zijn. In dit artikel geven we je een aantal tips om je administratie zo gemakkelijk mogelijk te maken.

VERWERK JE ADMINISTRATIE IN EEN BOEKHOUDSYSTEEM

Door gebruik te maken van een boekhoudsysteem verwerk je je administratie op een gemakkelijke manier. Doordat je alles zoveel mogelijk in een systeem verwerkt in plaats van in een excelletje voorkom je dubbel werk en onnodige fouten. Stel, jouw klant geeft akkoord op een offerte. Wanneer je deze in Word document hebt opgesteld en nergens koppelingen mee hebt dan zul je dus ook handmatig je uren moeten bijhouden, een factuur moeten opstellen en debiteurenbeheer moeten gaan voeren. Wanneer je werkt in een systeem waarin je een offerte kan maken, je uren kan inplannen en beheren en vervolgens automatisch je opdrachten kan factureren dan bespaar je jezelf uren aan administratieve narigheid, reduceer je de kans op fouten en hou je tijd over voor je core-business.

ZELF JE ADMINISTRATIE DOEN

Verdiep je kennis over het voeren van een administratie. Als je weet wat je moet administreren en waarom dan is het veel eenvoudiger om erachter te komen met welk boekhoudsysteem jij het beste uit de voeten kan. Je hebt niet zoveel aan software voor een salarisadministratie als jouw onderneming geen personeel in dienst heeft. Ook kun je flink besparen door zelf je administratie bij te houden. Een boekhouder (LINK TOEVOEGEN) kost altijd meer dan een boekhoudprogramma. En naast dat het goedkoper is, geeft het bijhouden van je eigen administratie inzicht in wat er speelt binnen je onderneming, waar je kansen liggen en waar je valkuilen zitten. Dit stelt je sneller en beter in staat om hierop in te spelen. 

HOU ALLES BIJ IN EEN AGENDA

Wanneer je structureel alle werkzaamheden bijhoudt in je agenda dan besteed je per saldo minder uren per week aan je administratie. Maak onderscheid in de verschillende werkzaamheden, denk aan het zoeken naar leads, het bijhouden van je administratie, het creëren van je product, reistijd, klantbezoek, etc. De Belastingdienst wilt dat je alle uren administreert en wanneer je starter bent en in aanmerking komt voor de startersaftrek dan moet je kunnen aantonen dat je per kalenderjaar minimaal 1.225 uur aan het werk bent voor je onderneming.  

SPECIAAL ONTWIKKELDE SOFTWARE OM JOUW ADMINISTRATIE MAKKELIJKER BIJ TE HOUDEN

Als ondernemer zit je aan een aantal administratieve werkzaamheden vast. Om het jou makkelijker te maken zijn er speciale programma's ontwikkeld die het bijhouden van je administratie een stuk makkelijker en eenvoudiger maken. En je bespaart ook nog eens serieus geld ten opzichte van het inhuren van een boekhouder. Hieronder geven we een aantal tips van programma's die jou op administratief vlak kunnen verlichten, jou beter in staat stellen om trends te signaleren en hierop in te spelen waarbij alles realtime inzichtelijk is. 

DEBITEURENBEHEER

Veel producten en diensten verkopen is leuk, maar een betaalde factuur is minstens zo belangrijk. Een effectief en duidelijk debiteurenbeheersysteem is van essentieel belang, vooral wanneer je een groot klantenbestand hebt. De software van Payt (link toevoegen) kan jou hier goed bij helpen. Debiteurenbeheer wordt met deze software makkelijk en overzichtelijk. 

BOEKHOUDPROGRAMMA'S

De boekhouding bijhouden is voor veel ondernemers geen leuke bijkomstigheid en toch moet het gebeuren. Er zijn tal van handige online platforms waarmee je de boekhouding goed bij kunt houden. Voorbeelden hiervan zijn SnelStart en Rompslomp (link toevoegen). Deze boekhoudprogramma's zijn goedkoop en hebben tal van functionaliteiten om het jou super makkelijk te maken. Denk aan het opstellen en versturen van facturen en het inlezen van banktransacties.

SALARISADMINISTRATIE

Heeft jouw onderneming personeel in dienst? Dan geef je deze werkzaamheden al snel uit handen aan een boekhoudkantoor, want er zijn nogal wat regeltjes bij een goede salarisadministratie. Toch hoeft dat niet, ook voor het goed bijhouden van de salarisadministratie heb je online platforms waarmee je de salarisadminstratie kunt 'uitbesteden'. Een handige tool hiervoor is AFAS en VISMA (link toevoegen). Hiermee kun jij er zelf voor zorgen dat het salaris altijd op tijd aan de juiste medewerker wordt uitbetaald. Je berekent eenvoudig de lonen en mocht er weer eens iets in de wet- en regelgeving of in de cao veranderen dan wordt dat meteen meegenomen in het systeem. Voldoen aan de wettelijke verplichting wordt met deze software een eitje. 

CRM ADMINISTRATIE

Met een CRM systeem heb je altijd een compleet plaatje en kun je veel effectiever de interactie met je klanten opzoeken. Per klant kun je opmerkingen, e-mails, prestaties en nog veel meer informatie koppelen. Met deze informatie kun je tot inzichten komen waarmee je meer kansen creeert. Zo kun je met behulp van een grafische weergave een getalsmatig overzicht maken en hiermee trends ontdekken die commercieel zeer lucratief kunnen zijn. Meer kans dus om je klantaccounts te laten groeien en nieuwe kansen te ontdekken. Omdat je ook je klanten beter gaat begrijpen kun je slimmer inspelen in up- en cross-selling. Met een goed CRM systeem kun je dus jouw commerciële kansen beter benutten omdat je inzicht krijgt in wat jouw klanten beweegt, waar ze over communiceren, wat ze bestellen, wanneer ze bestellen, etc. Dit kan serieus geld opleveren. Gripp en Salesforce (link toevoegen) leveren software waarbij je orders, feedback en activitetien van jouw klanten, leveranciers en leads overzichtelijk krijgt waardoor je sneller en effectiever in staat bent om vragen en zorgen van de klant op te vangen.

PROJECTADMINISTRATIE

Werk jij samen met andere collega's veel op projectbasis? Dan kun je dit makkelijk en overzichtelijk bijhouden in een projectadministratie. Via een online platform breng je gemakkelijk plannen, projecten, taken en communicatie onder en zo kun je ervoor zorgen dat iederen, zowel binnen als buiten het team, op één lijn zit. Updates kunnen realtime bijgehouden worden, zo is iedereen die aan het project werkt altijd van de juiste informatie op de hoogte. Ook wanneer je als ZZP-er op projectbasis werkt dan kan een projectadministratie je hierbij goed helpen. Met een projectmanagementtool zoals Asana (link toevogen) zorg je ervoor dat alles overzichtelijk en soepel verloopt. 

Wanneer je gebruik maakt van geautomatiseerde software dan zul je merken dat je administratie niet moeilijk hoeft te zijn. Je bespaart tijd en geld, het is minder foutgevoelig en je krijgt inzicht in trends waarmee jij je sales kunt verhogen.